毕节地区政府系统公文处理工作情况通报

毕节地区行政公署办公室

（2010年7月28日）

公文处理是各级政府依法行政和进行公务活动的重要载体,是办公室工作的重要环节和不可或缺的基础性工作，具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性。长期以来，我区各级政府系统办公室紧紧围绕以文辅政的职能，不断推进公文处理工作的制度化、规范化、科学化水平，为全区各级政府上情下达、下情上达和政府机关协调、有序、高效运转发挥了重要作用。

一、全区政府系统公文处理工作情况

近年来，各县市（区）政府（管委会）办公室、行署各部门及省驻毕有关单位对公文处理工作都十分重视，全区政府系统公文处理工作成效明显。一是保障更加有力。各县市（区）政府（管委会）办公室均设立了文（秘）书科，地直各部门也普遍配备了负责公文处理工作的专职人员，加强了文秘工作硬件设备配置和人员业务培训。二是制度更加完善。大部分单位能够按照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《贵州省行政机关公文处理实施细则》以及《毕节地区行署公文处理和运转办法》的规定，规范运作，严格审核，许多单位结合各自实际制定了公文处理工作制度，进一步规范了公文处理规程。三是公文更加规范。全区各级政府部门上报下发的公文，基本上做到格式规范、文种正确、思路清楚、层次分明，公文处理质量和效率稳步提高。

2009年，行署办公室共收文1945份，其中各县市区、地直各部门请示、报告485个；制发正式文件1387个。2010年上半年，行署办公室收到各级各部门来文1179件，其中各县市区、地直各部门请示、报告275件；制发正式文件580个。从发文数量上看，行署办公室今年上半年发文与去年同比降低了16%，各县市区和地直各部门报送行署的公文，数量呈上升趋势，大多数公文按照“一个口子进、一个口子出”的规定，由文书科统一登记办理，内容、格式基本符合要求和规范。

二、公文处理工作中存在的主要问题

公文写作与处理水平的高低不仅直接影响着机关工作的质量和效率，也关系着本地区、本部门的对外形象。在文书工作实践中，一些单位和部门制发文件，没有严格按照规定和要求去做，而是各行其是，存在很大的随意性，公文处理中存在着这样那样的问题。归纳起来，主要表现在以下七个方面：

（一）格式体例不规范

1.页面设置和排版规格不当。行政机关公文用纸应采用A4纸型，尺寸为210mm×297mm，版心尺寸为156mm×225mm，上白边为37mm±l mm，左白边为28mm±1 mm。据此计算，下白边就应为35 mm±1mm，右白边应为26 mm±1mm。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋字体，正文用3号仿宋字体，一般每页22行，每行28个字。但在公文制发工作中，有的单位却没有严格按要求设置页面和排版，有的仍然沿用16K纸型，有的甚至以白头形式报送，有的排版密密麻麻，不仅影响了公文的美观，更严重影响了公文的严肃性。

2.发文字号不规范。一是错用括号。用圆括号、方括号、黑括号等代替六角括号，如：“毕地商呈字[2008]10号、毕地水字[2008]64号”使用的是方括号、“毕地公报（2009）20号”使用的是圆括号；二是用虚数。如：毕地审呈［2009]01号、毕地法治（2009)01号、毕地粮（2009) 031号等，正确的写法应该是多少号就是多少号，前面是不需要加“０”的；三是字体字号不标准，如：“贵百管呈［2008]40号”使用的是楷体、“毕地经贸呈［2009]47号”使用的是宋体、“毕署办函〔2009〕1号”使用的是黑体。行政机公文发文字号应为仿宋三号字体，用六角括号，不加“第”字，不加虚数。

3.附件标注不符合规定。有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号后使用顿号，附件名称后加标点符号等毛病。正确的做法是：标注附件的位置与正文空一行，首行缩进2个字符，序号用阿拉伯数字，序号后用圆点，附件名称不加书名号，附件之间另起一行，不加标点符号。

4.要素不完整。一是上行文缺少签发人或由非主持工作的副职签发；二是请示性公文未按规定标明附注，缺少联系人和联系电话；三是缺少版记或随意标注主题词。

（二）标题不规范

1.标题滥用标点符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号，特指性词语加引号或间隔符号外，一般不用标点符号。但在实际中，滥用标点符号的例子屡见不鲜。如“关于上报《毕节地区公安机关狠抓如实立案和加大打击犯罪力度的做法及成效》的报告”中的“《》”就不应该使用，应改为：“关于呈报毕节地区公安机关狠抓如实立案和加大打击犯罪力度的做法及成效的报告”。

2.标题不够简洁明了。公文标题应简明扼要，层次清楚，让人看了一目了然，然而，一些公文似乎力求把所有的内容都在标题中说清楚，反而弄巧成拙，让人望而生畏，不愿意读下去。如：“关于转发《关于转发＜关于新增中央投资项目建设进展情况和下一步工作要求的通知＞的通知》的通知”，转发的层次太多，同一介词“关于转发”、同一文种“通知”多次重叠，显得繁琐，应改为：“转发关于新增中央投资项目建设进展情况和下一步工作要求通知的通知”。

3.文种使用错误。一是文种使用混乱。最常见的是“请示”和“报告”张冠李戴，或报告类公文夹杂请示事项，有的单位向不相隶属的部门和单位请求解决问题或给予支持时也使用“请示”文种。如：“关于请求拨给杜鹃花节围棋邀请赛经费的报告”、“关于资源整合技改煤矿保留一套独立生产系统的报告”等，均把请示性公文错用为报告，报告是不需要上级机关批复的，其时效性不如请示的要求高，如果把请示误用为报告，将影响公文办理的效率，甚至贻误工作。二是生造文种。如：“《2010年×××工作要点》、《关于对×××的建议》”，误将“要点”、“建议”当作一种公文种类，其实这在国家行政机关公文种类里面是没有的，应改为：“《关于印发2010年×××工作要点的通知》、《关于对×××建议的报告》。

4．标题语言不准确。一是标题中多字、漏字、错字。如：“《关于调整毕节市灾损茶园恢复重建设项目实施点的报告》”，多了一个“设”字，应改为：“《关于调整毕节市灾损茶园恢复重建项目实施点的请示》”；二是词语搭配不当。如：“关于举办《国家地名数据库管理系统》培训经费的请示”，“举办”和“培训经费”搭配不当，应改为：“《关于解决国家地名数据库管理系统培训经费的请示》”。公文中出现多字、漏字、错字、词语搭配不当等，大多是审核把关不严格、校对不认真造成的。

（三）公文运转程序不规范

1.越级行文时有出现。一些基层单位有时越过其主管部门直接将文件报送行署，如：毕节地区卓远石油运输贸易有限责任公司《关于请示批给我司抗凝救灾应急运输补助资金的报告》、毕节地区地方税务局稽查局《关于申请拨补稽查办案经费的请示》，均应当报给其主管部门，若主管部门认为确有必要时，才能以主管部门名义上报行署。

2.报送领导同志个人。有的单位或部门未经许可，将应由行署办公室文书科统一受理的公文直送或寄送行署领导本人，有的文件直接主送或要求抄送领导同志个人，有的甚至抄报多位地委、行署的领导同志，都是不符合公文运转程序规定的。

3.多头主送。个别县市政府和行署工作部门有时将应报送行署审批的公文，同时主送地委、行署，或同一内容分别主送地委、行署，有的甚至到处散发，既送地委、行署，又送地委、行署多位领导。有的甚至对受文的上级单位提这样那样的要求，要求受文单位如何处理、如何分送其送来的公文，这是不应该的，受文机关如何处理公文，要按照相关的制度和规定执行，要根据领导的分工和办文程序来确定，不是由发文单位想当然的认为应该分送给谁。

4.抄报现象依然存在。在公文处理工作实际中，一些单位对上级单位或领导同志抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是错误的。目前，行政机关公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。

（四）内容不规范

如果说格式体例是公文的外表，那么内容就是公文的灵魂。一份高质量的公文，首先给人的感觉是清清爽爽，让人赏心悦目，其次就是语言规范、简洁、精炼、准确，政策性、针对性、可操作性强。如：地直某部门在给行署报送一份请示时，使用的结语是：“以上指示当否，请批复”，这无疑是十分不礼貌的，下级机关报送上级机关的公文应该是请求性的，指示只适用于一些非常特殊、非常严肃和紧急的下行文。还有一些公文是涉及到其他部门的，没有与相关部门进行沟通协调就直接报行署，造成工作被动。如：某镇因移动公司新架光缆断落，造成供电设施损坏，导致该镇密集型烤房正有烧烤的烟叶被毁坏，给农户造成了10余万元的经济损失，在该镇政府与相关部门协商赔偿事宜未果，该县市政府未出面协调的情况下，就直接报请行署帮助协调，理由是涉及部门是垂直管理部门。行署办公室收到该请示后作了退文处理（原因是既然涉及垂管部门当地政府就不能协调，那涉及的两家部门属省垂管部门，行署是否直接报请省政府出面协调呢？），退文后，该县市政府召集相关单位负责人进行协商后，最终得以圆满解决。

（五）用印不规范

印章是公文严肃性和权威性的象征，用印不规范既是公文中常见的现象，又是十分重要的细节，普遍存在的问题是：印章歪斜、不清晰、排列不齐、应该下套的采用中套、上压成文日期下压版记；联合行文时单位印章顺序混乱、相交或相切、相距超过3mm，正确的用法应该是：骑年压月，印章底部横排没有文字的下套用印，印章底部横排有文字的中套用印，两个单位联合行文的居中各印一半，三个以上单位联合行文的，应每三个单位一排平均分布在页面，并分别标注单位全称或规范简称，印章压于单位名称之上，公文日期另置一行。

（六）保密意识不强

当前，国际形势错综复杂，境外敌对势力企图通过各种形式和渠道获取我国的国家秘密，如果我们的公文在流转和管理中不注意做好保密工作，失泄密现象随时都有可能发生，将严重威胁国家秘密安全。现实中，有的单位对密级文件重视不够，管理不规范，没有指定专人负责密级文件的办理工作；有的随意复印和传送、存放密级文件，有的未按规定时限清退涉密文件，甚至有个别单位出现丢失密级文件现象，这些都是十分严重的问题，务必引起高度重视，把保密这根绳绷紧。

（七）代拟文稿质量不高

各级政府部门为同级政府代拟文稿，既是一项经常性的工作，也是部门意志上升为政府意志的重要途径。然而，有的代拟稿件未经本单位文秘人员统一把关或未经主要领导审签就直接提报送政府办公室；有的代拟文稿敷衍了事，代拟的文稿指导性和操作性不强，存在工作研究不透、内容空泛、照抄照搬上级文件、逻辑混乱等问题；对政府办公室退办的文件，未按要求认真研究修改和分析琢磨，汲取经验教训，公文起草的质量和水平停滞不前，没有很好的提高。

三、原因分析

上述几个方面的问题，是具有普遍性和多发性的，直接影响了公文的质量和运转效率，影响了政府工作效能，究其原因，主要有：

（一）认识不到位。长期以来，一些部门和单位领导重视不够，从事文秘工作的同志对公文规范化缺乏足够认识，存在重实体轻程序，重内容轻格式的现象，只图问题得到解决，至于解决问题的途径、程序、方式方法则无关紧要，反映到公文处理工作中，就是错误地认为公文格式只不过是形式而已，是软指标，公文格式不规范、报送和办理程序倒流、混乱、颠倒、随意性大。

（二）学风不严谨。《国家行政机关公处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《贵州省行政机关公文处理实施细则》、《毕节地区行政公署办公室公文运转和办理的办法》已经施行了很多年，但一此地方和部门分管和从事文秘工作的同志对这些制度的内容仍然不够清楚，掌握不熟练，不能了熟于心，公文处理工作完全依照惯例、经验和想当然的进行操作。究其原因，一是单位和部门对公文法规的学习、宣传和推行组织、监督不力；二是从事公文处理的同志没有主动系统深入地钻研业务知识，业务水平提高较慢。

（三）机制不健全。个别县（市、区）和地直单位的办公室，没有切实发挥对本机关及下级机关公文处理工作的管理、指导、监督等职能，上报行署的文件，没有经过秘（文）书科（股）或办公室对公文的格式、文种、要素、内容等进行复核把关，导致文件格式和内容五花八门，个别县（市、区）和部门经过多次纠正后仍不能按要求报送，出现这些现象，是没有制定出一套严格的公文审核把关制度或执行制度不严格造成的。

四、对策及建议

（一）统一思想，提高认识，增强做好公文规范化工作的重要性认识。一是领导要高度重视。行署办公室和一些部门近年来制发公文和办理公文的水平不断提高，关键因素就是领导十分重视这项工作。2009年5月，行署专员办公会专题研究了公文处理工作，要求行署各位领导和地直各部门领导都要重视和支持做好公文处理工作；行署张吉勇专员和吴勇常务副专员多次对公文处理工作作出批示和提出意见；行署秘书长王开俊同志亲自过问、亲自研究部署，每月签发一期《公文办理情况通报》，帮助解决公文处理工作中存在的问题；行署副秘书长黄采军同志定期调度公文处理工作，组织文秘科室负责人开会讨论研究和督导检查；这次会议的召开，就充分体现了行署领导和行署办公室领导对公文处理工作的重视和关心。一些地直部门的领导也越来越重视公文处理工作，比如地区教育局，主要领导十分重视，多次召开各种会议进行安排部署、落实责任，进一步提高了干部职工的思想认识，引起了大家的普遍重视，公文处理规范化水平得以不断提高。会后，希望各位参会的办公室领导同志，要向单位主要领导和分管领导做好汇报，充分汇报好这次会议精神和刚才采军副秘书长提出的各项要求，争取领导的重视和支持，把会议精神贯彻落实到具体工作中去。二是加强宣传教育和培训。召开各级政府系统办公室主任会议或相关会议时，都要重申公文处理的各项制度，同时进行专门的业务培训。只有各级政府部门办公室负责人在思想上高度重视公文处理工作，办公室文秘人员抱着高度负责的态度和精益求精的精神，加强学习和钻研，具备必要的基础知识、精深的专业知识和宽广的辅助知识，方能把公文处理工作做好。要定期组织公文业务培训和研讨交流，每年至少举办一次政府系统公文业务知识培训，各级政府系统办公室要加强与上下两级政府办公室的纵向交流和与政府其它部门、其它地区的横向交流，互相借鉴好的经验和做法。

（二）规范运作流程，严格审核把关。一是制发公文要层层把关。起草公文的同志要熟悉政策、精通业务、善谋全局、有较强的文字能力，科室负责同志要着重把好公文的政策关和语言文字关，办公室或办公室文（秘）书科要把好公文的格式体例关、印制装订关和分发关，做到不合格的公文坚决不发、没有必要发的公文坚决不发、手续不完善的公文坚决不发，不断提高发文质量，压缩发文数量，带头精简会议、文件，从繁文累牍中解放出来。二是代拟文稿要扎实高效。凡部门代拟的文稿原则上须经部门文秘负责人员审核、部门主要负责人签字，涉及其他部门职责的，要与相关部门充分会商，经有关部门主要负责人会签后再报送各级政府办公室，对不符合要求的文稿要实行退办制度，退回拟文单位重新起草。三是收文处理要循序渐进。对于收到的公文，首先应该要由办公室或办公室文（秘）书科对文种使用、公文格式和报送程序是否规范等进行审核后统一登记分办，给文件上个户口，再根据职责分工转相关业务科（股）室研提办理，由承办科（股）室提出处理建议，送分管领导批示后再送主要领导批示，最后交办公室立卷归档备查，承办科室则根据领导批示意见及时办理，并抓好后续工作的跟踪和落实。要防止公文办理中出现倒流、流转混乱、办中泄密、无家可归等现象。对不符合要求的公文，要退回报文单位重新办理上报。

（三）加强对公文处理工作的管理和指导。一是加强督导检查。各单位要定期不定期研究本单位公文处理工作，及时解决工作中存在的问题，办公室要加强对本机关和下级机关的公文处理工作的督促和指导，有条件的要将公文处理工作纳入目标绩效考核范围进行考核考评，切实增强广大文秘人员做好此项工作的紧迫感。二是明确落实责任。明确公文制发或办理的每一个环节都要对公文制发或办理的质量承担相应的责任，对于审核把关不严、不认真负责造成公文处理出现重大失误的，要实行问责制度，追究相关人员的责任。

（四）加快信息化建设进程，创新办文载体。公文处理工作的信息化建设是提高办事效率、降低行政成本的有效手段，是当前政府办公室信息化建设的重点，也是各级政府电子政务建设的重要内容。与省内其它地州市相比，我区政府系统办公室信息化建设的水平比较低，推进步伐也相对滞后，主要体现在：网络不健全、不配套、不统一，处于各家各户小打小闹的状态，没有真正发挥信息资源共享、工作高效快捷的作用。然而，信息化建设的滞后正是制约我区公文处理工作，乃至于办公室工作效率难以提高的重要因素。滞后的原因是多方面的，既有客观方面的原因，也有主观方面的原因。客观方面，与全区经济社会发展水平后发赶超的现状、与各级政府办公室系统信息化基础薄弱等因素密不可分；主观方面，也有认识不到位，人员和经费投入不足，创新意识不强等有关。下步工作中，行署办公室将把加快全区政府系统信息化建设作为重点，花真功夫、下大力气解决我区政府系统信息化建设，尤其是电子公文无纸化传输系统和内部OA系统建设滞后的问题，各级政府部门办公室也要主动向政府领导和部门领导作好汇报，增强责任意识，加大投入力度，增加人员配置，共同努力把全区政府系统电子公文传输平台建立起来、使用起来，切实提高全区政府系统公文处理工作的制度化、规范化、科学化水平。